Проект MFA. Глава 4. Управление временем.
Nov. 17th, 2008 06:35 am![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
timaК этой главе даже эпиграф не нужен, каждый из вас в меру своих предпочтений может придумать свой эпиграф. Потому что каждый из нас знает что такое "не хватает времени". Знаете сколько раз на дню мне приходится это слышать? Думаю, не меньше десятка. В самых разных местах, в самых разных ситуациях, от самых разных людей. Абсолютно всем не хватает времени! Вот оказывается что нас всех объединяет - нам всем не хватает времени!
Каждый наверняка слышал и даже использовал фразу "Время - деньги." А вы вдумывались в то как вы тратите эти ... "деньги"? Прикидываете ли вы свое время также как прицениваетесь к дорогой покупке? Стараетесь ли вы каждый день не выкидывать в урну кошельки с купюрами секунд, минут, часов? Рассчитываете ли возврат на вложение вашего времени также как рассчитываете возврат на инвестирование капиталовложений? Уверены ли вы, что сегодня потратили свое время на самое важное из того, что должны были решить? А вы вообще думали о том, что сегодня для вас было самым важным? Вот я сейчас вас про это спросил - вы готовы к ответу?
Давайте я не буду попусту тратить ваше время, а лучше попытаюсь рассказать как эффективнее управлять теми жалкими 12-14 часами в сутки, которые у вас есть в наличии.
Все знают, что для успешного управления вашим временем надо выполнять довольно простые и известные всем и каждому истины:
- концентрироваться в первую очередь на важных задачах и целях
- присвоить всем проблемам приоритеты и в первую очередь заниматься самыми важными
- уменьшить бесполезно проводимое время
- стараться не заниматься временными или частичными решениями проблем, а вместо этого доводить до ума постоянное решение, чтобы не возвращаться к одной проблеме раз за разом.
- фокусироваться на тех вещах, которые находятся под вашим контролем.
Знать-то знают, но не все в постоянном режиме придерживаются этих довольно простых правил, на которых стоят 4 основные столпа управления временем:
1. Ценность, стоимость времени
2. Приоритеты ваших дел
3. Планирование ваших дел
4. Расписание ваших дел
Сразу скажу, что существует просто тьма литературы, которая поможет вам эффективно управлять вашим временем. Я не собираюсь ее тут научно-популярно пересказывать, скорее пройдусь по тем методикам, способам и приемам, которые помогают лично мне.
Методика 1. Принцип Парето.
Практически век назад Вильфред Парето пришел к выводу, что на 80% результата тратятся всего 20% ресурсов. То есть 20% вашего времени генерируют 80% результата. Все, что вам остается сделать - найти эти 20% ваших занятий и в первую очередь сфокусировать ваши усилия на выполнение именно этих действий. 80% успеха вам гарантированы. Поэтому когда вы "зашиваетесь", не забывайте про принцип Парето. Кстати, обратное тоже верно - вы можете проанализировать ваши занятия, чтобы найти те 80% времени, которые дают вам всего навсего 20% результата. Определив эти 20% и 80% временных затрат, концентрируйте свои усилия и тратьте как можно больше своего времени, выполняя эти ценные 20% и как можно меньше - пустопорожние 80%.
Методика 2. 4 квадрата.
Берете лист бумаги и делите его на 4 квадрата.
Квадрат 1 - срочные и важные дела. Эти дела надо начинать немедленно и выполнять со скоростью "дым из зада".
Квадрат 2 - срочные, но менее важные дела. Эти дела нельзя откладывать, но они менее важны, чем те, что в первом квадрате.
Квадрат 3 - важные, но несрочные дела. Эти дела сделать придется, но их не обязательно начинать прямо сейчас, хотя приступать к ним надо как только будет такая возможность. Очень часто именно эти дела оказываются "проваленными" в силу своей несрочности.
Квадрат 4 - несрочные дела малой важности. Эти дела - потенциальные претенденты на перепоручение от вас кому-либо. Про это мы непременно еще поговорим.
Методика 3. Поиски времени или календарь-планер.
Самое смешное, что то, о чем я напишу ниже является классическим представителем третьего квадрата, о котором говорилось выше. Ведение своего плана на день, неделю, месяц - важное дело, но совершенно несрочное. Рискну предположить, что из тех, кто сейчас читает эти строчки, план ведут от силы процентов 5 людей. Остальные, как я и предполагал, квадратом 3 почти всегда пренебрегают. А зря.
Чтобы помочь себе отыскать эти необходимые 20% ведите календарь и перечень выполненных дел. Разбейте лист на две половинки, на одной записывайте дела, на второй время, затраченное на их выполнение, причем делайте это сразу, не путаясь вспомнить про все, что сделано только вечером. Уверен, что всего через неделю подробного записывания вы будете поражены открывшейся вам картиной, обнаружив, что куча времени использована вами на совершенно непонятно какие дела.
Помните, что ваш план - мост между сегодняшним положением и тем, чего вы хотите достичь. Ведите планы, не думайте, что вы только зря тратите ваше время. На эту задачу достаточно 15 минут в день, поверьте, они того стоят.
Методика 4. Группирование в расписании дел.
По исследованию, проведенному с десяток лет назад одной американской компанией, занимавшейся исследованиями различных аспектов жизни детей, оказалось выяснено, что на американском телевидении в передачах для детей тема меняется в среднем каждые 4 минуты. Результат - большинство детей оказывались в затруднении держать свое внимание сконцентрированным. Хотите верьте, хотите нет, но у взрослых при выполнении "обычных дел" проблемы практически те же. Если вы будете прыгать как козел по капусте, выполняя ваши дела, никакой эффективности и экономии времени не ждите. Поэтому следует проанализировать свои занятия и сгруппировать их так, чтобы "прыгания" не случалось. Исследования показали, что при перемене дел среднему человеку требуется примерно от 1 минуты до 15 (!!!!) минут для того, чтобы "переключиться" в зависимости от сложности дела. Поэтому следуя простым правилам, вы сможете выполнять свои дела быстрее и высвобождать для себя драгоценное время, которого вам так не хватает. Разделите свои дела на те, что спокойно можно прерывать и те, что прерывать не стоит. Сделайте для выполнения "непрерываемых" дел "мертвое время", когда вас никто не сможет прерывать. Сгруппируйте в блоки дела по однотипности, по месту выполнения, по характеру задач. После этого делайте расписание блоками по 1, а даже лучше 2 часа, а не отдельными делами. Ставьте первыми блоками в расписание самые важные и самые срочные.
Методика номер "бонус". Перепоручение дел.
Коль уж мы затронули эту важную методику управления семьей, давайте ее разберем поподробнее. Помните, когда вы еще были ребенком, родители поручали вам кучу (как вам тогда казалось) дел - сходить в магазин, вымыть полы, помыть посуду, принести-отнести и так далее и тому подобное. В зависимости от вашей успешности, а также от вашего послушания вам приходилось встречаться с кучей людей, уметь расплачиваться в магазине, чинить велосипед и еще кучу всяких полезных вещей. Теперь, когда вы стали главой семьи, вам надо научиться отказаться от желания продолжать делать все эти вещи самому. Для того, чтобы иметь время на решение более важных семейных задач вам надо научиться перепоручать все эти (и не только) дела членам вашей семьи. Ваша задача - найти для каждого такого дела подходящую кандидатуру, и добиться успешного выполнения дела этой кандидатурой вместо того, чтобы делать все самому.
Поначалу эта задача не будет казаться вам весьма комфортной. Вспомните сколько посуды может разбить маленький ребенок, которому вы поручите ее вымыть. Кроме того, вспомните сколько раз надо попросить сына вынести ведро с мусором - не всем понравится в десятый раз слышать в ответ "Ну я же сказал вынесу, что ты мне уже сто раз повторяешь?!"
Эффективное перепоручение - почти что искусство. Вспомните с какой красотой выписал эту картину Марк Твен, рассказывая как Том Сойер силами "подручных" выполнил поручение по покраске забора, которое было выдано лично ему. Вот и вы должны добраться до таких же высот, перепоручая не слишком важные и не очень срочные дела другим членам семьи. Но не забудьте, что несмотря на то, что работа будет выполняться другими, вы и только вы несете ответственность за ее выполнение и качество оного. Поэтому когда даете задание, будьте уверены, что оно понято до мельчайших тонкостей (если такие нужны, например - покупай хлеб не в ближайшей булочной, а в центре), условия выполнения точны (нам нужно одну черную круглую булку, один кирпичик по 18 копеек и один батон нарезной), сроки названы (не забудь, что у нас нет хлеба к обеду, так что непременно до перерыва в булочной там побывай), примеры (если таковые есть - в прошлый раз ты купил такой хлеб, что его можно было швырять в стенку, так что спроси свежий ли он) приведены. Давая такие комментарии, вы показываете, что работа знакома вам до подробностей и что вы в курсе того, что делается в семье. Думаю, не стоит говорить о том, что любое перепорученное и выполненное дело должно быть оценено по достоинству с благодарностью перед строем.
Советы дня. Начинайте все ваши дела в запланированное время. Работайте блоками с четким расписанием. Если время блока вышло, а вы неокончили свои дела, но на вас уже надвигается новый блок - остановите предыдущие и начинайте новый блок по расписанию. Поначалу это будет непросто, но вы втянетесь и со временем научитесь выполнять все вовремя в запланнированное количество времени. Контролируйте ваши прерывания. не позволяйте этому случаться, если у вас сейчас "мертвое время", которое отведено на непрерываемые задачи - выключите телефон, не проверяйте емейл, не читайте ЖЖ, закройте двери, уйдите, наконец, в другое помещение.
И не забывайте уважайте не только свое но и чужое время.
(©)tima - использование текста (кроме ссылок на него) требует согласия автора
Глава 1
Глава 2
Глава 3
You are here.
Каждый наверняка слышал и даже использовал фразу "Время - деньги." А вы вдумывались в то как вы тратите эти ... "деньги"? Прикидываете ли вы свое время также как прицениваетесь к дорогой покупке? Стараетесь ли вы каждый день не выкидывать в урну кошельки с купюрами секунд, минут, часов? Рассчитываете ли возврат на вложение вашего времени также как рассчитываете возврат на инвестирование капиталовложений? Уверены ли вы, что сегодня потратили свое время на самое важное из того, что должны были решить? А вы вообще думали о том, что сегодня для вас было самым важным? Вот я сейчас вас про это спросил - вы готовы к ответу?
Давайте я не буду попусту тратить ваше время, а лучше попытаюсь рассказать как эффективнее управлять теми жалкими 12-14 часами в сутки, которые у вас есть в наличии.
Все знают, что для успешного управления вашим временем надо выполнять довольно простые и известные всем и каждому истины:
- концентрироваться в первую очередь на важных задачах и целях
- присвоить всем проблемам приоритеты и в первую очередь заниматься самыми важными
- уменьшить бесполезно проводимое время
- стараться не заниматься временными или частичными решениями проблем, а вместо этого доводить до ума постоянное решение, чтобы не возвращаться к одной проблеме раз за разом.
- фокусироваться на тех вещах, которые находятся под вашим контролем.
Знать-то знают, но не все в постоянном режиме придерживаются этих довольно простых правил, на которых стоят 4 основные столпа управления временем:
1. Ценность, стоимость времени
2. Приоритеты ваших дел
3. Планирование ваших дел
4. Расписание ваших дел
Сразу скажу, что существует просто тьма литературы, которая поможет вам эффективно управлять вашим временем. Я не собираюсь ее тут научно-популярно пересказывать, скорее пройдусь по тем методикам, способам и приемам, которые помогают лично мне.
Методика 1. Принцип Парето.
Практически век назад Вильфред Парето пришел к выводу, что на 80% результата тратятся всего 20% ресурсов. То есть 20% вашего времени генерируют 80% результата. Все, что вам остается сделать - найти эти 20% ваших занятий и в первую очередь сфокусировать ваши усилия на выполнение именно этих действий. 80% успеха вам гарантированы. Поэтому когда вы "зашиваетесь", не забывайте про принцип Парето. Кстати, обратное тоже верно - вы можете проанализировать ваши занятия, чтобы найти те 80% времени, которые дают вам всего навсего 20% результата. Определив эти 20% и 80% временных затрат, концентрируйте свои усилия и тратьте как можно больше своего времени, выполняя эти ценные 20% и как можно меньше - пустопорожние 80%.
Методика 2. 4 квадрата.
Берете лист бумаги и делите его на 4 квадрата.
Квадрат 1 - срочные и важные дела. Эти дела надо начинать немедленно и выполнять со скоростью "дым из зада".
Квадрат 2 - срочные, но менее важные дела. Эти дела нельзя откладывать, но они менее важны, чем те, что в первом квадрате.
Квадрат 3 - важные, но несрочные дела. Эти дела сделать придется, но их не обязательно начинать прямо сейчас, хотя приступать к ним надо как только будет такая возможность. Очень часто именно эти дела оказываются "проваленными" в силу своей несрочности.
Квадрат 4 - несрочные дела малой важности. Эти дела - потенциальные претенденты на перепоручение от вас кому-либо. Про это мы непременно еще поговорим.
Методика 3. Поиски времени или календарь-планер.
Самое смешное, что то, о чем я напишу ниже является классическим представителем третьего квадрата, о котором говорилось выше. Ведение своего плана на день, неделю, месяц - важное дело, но совершенно несрочное. Рискну предположить, что из тех, кто сейчас читает эти строчки, план ведут от силы процентов 5 людей. Остальные, как я и предполагал, квадратом 3 почти всегда пренебрегают. А зря.
Чтобы помочь себе отыскать эти необходимые 20% ведите календарь и перечень выполненных дел. Разбейте лист на две половинки, на одной записывайте дела, на второй время, затраченное на их выполнение, причем делайте это сразу, не путаясь вспомнить про все, что сделано только вечером. Уверен, что всего через неделю подробного записывания вы будете поражены открывшейся вам картиной, обнаружив, что куча времени использована вами на совершенно непонятно какие дела.
Помните, что ваш план - мост между сегодняшним положением и тем, чего вы хотите достичь. Ведите планы, не думайте, что вы только зря тратите ваше время. На эту задачу достаточно 15 минут в день, поверьте, они того стоят.
Методика 4. Группирование в расписании дел.
По исследованию, проведенному с десяток лет назад одной американской компанией, занимавшейся исследованиями различных аспектов жизни детей, оказалось выяснено, что на американском телевидении в передачах для детей тема меняется в среднем каждые 4 минуты. Результат - большинство детей оказывались в затруднении держать свое внимание сконцентрированным. Хотите верьте, хотите нет, но у взрослых при выполнении "обычных дел" проблемы практически те же. Если вы будете прыгать как козел по капусте, выполняя ваши дела, никакой эффективности и экономии времени не ждите. Поэтому следует проанализировать свои занятия и сгруппировать их так, чтобы "прыгания" не случалось. Исследования показали, что при перемене дел среднему человеку требуется примерно от 1 минуты до 15 (!!!!) минут для того, чтобы "переключиться" в зависимости от сложности дела. Поэтому следуя простым правилам, вы сможете выполнять свои дела быстрее и высвобождать для себя драгоценное время, которого вам так не хватает. Разделите свои дела на те, что спокойно можно прерывать и те, что прерывать не стоит. Сделайте для выполнения "непрерываемых" дел "мертвое время", когда вас никто не сможет прерывать. Сгруппируйте в блоки дела по однотипности, по месту выполнения, по характеру задач. После этого делайте расписание блоками по 1, а даже лучше 2 часа, а не отдельными делами. Ставьте первыми блоками в расписание самые важные и самые срочные.
Методика номер "бонус". Перепоручение дел.
Коль уж мы затронули эту важную методику управления семьей, давайте ее разберем поподробнее. Помните, когда вы еще были ребенком, родители поручали вам кучу (как вам тогда казалось) дел - сходить в магазин, вымыть полы, помыть посуду, принести-отнести и так далее и тому подобное. В зависимости от вашей успешности, а также от вашего послушания вам приходилось встречаться с кучей людей, уметь расплачиваться в магазине, чинить велосипед и еще кучу всяких полезных вещей. Теперь, когда вы стали главой семьи, вам надо научиться отказаться от желания продолжать делать все эти вещи самому. Для того, чтобы иметь время на решение более важных семейных задач вам надо научиться перепоручать все эти (и не только) дела членам вашей семьи. Ваша задача - найти для каждого такого дела подходящую кандидатуру, и добиться успешного выполнения дела этой кандидатурой вместо того, чтобы делать все самому.
Поначалу эта задача не будет казаться вам весьма комфортной. Вспомните сколько посуды может разбить маленький ребенок, которому вы поручите ее вымыть. Кроме того, вспомните сколько раз надо попросить сына вынести ведро с мусором - не всем понравится в десятый раз слышать в ответ "Ну я же сказал вынесу, что ты мне уже сто раз повторяешь?!"
Эффективное перепоручение - почти что искусство. Вспомните с какой красотой выписал эту картину Марк Твен, рассказывая как Том Сойер силами "подручных" выполнил поручение по покраске забора, которое было выдано лично ему. Вот и вы должны добраться до таких же высот, перепоручая не слишком важные и не очень срочные дела другим членам семьи. Но не забудьте, что несмотря на то, что работа будет выполняться другими, вы и только вы несете ответственность за ее выполнение и качество оного. Поэтому когда даете задание, будьте уверены, что оно понято до мельчайших тонкостей (если такие нужны, например - покупай хлеб не в ближайшей булочной, а в центре), условия выполнения точны (нам нужно одну черную круглую булку, один кирпичик по 18 копеек и один батон нарезной), сроки названы (не забудь, что у нас нет хлеба к обеду, так что непременно до перерыва в булочной там побывай), примеры (если таковые есть - в прошлый раз ты купил такой хлеб, что его можно было швырять в стенку, так что спроси свежий ли он) приведены. Давая такие комментарии, вы показываете, что работа знакома вам до подробностей и что вы в курсе того, что делается в семье. Думаю, не стоит говорить о том, что любое перепорученное и выполненное дело должно быть оценено по достоинству с благодарностью перед строем.
Советы дня. Начинайте все ваши дела в запланированное время. Работайте блоками с четким расписанием. Если время блока вышло, а вы неокончили свои дела, но на вас уже надвигается новый блок - остановите предыдущие и начинайте новый блок по расписанию. Поначалу это будет непросто, но вы втянетесь и со временем научитесь выполнять все вовремя в запланнированное количество времени. Контролируйте ваши прерывания. не позволяйте этому случаться, если у вас сейчас "мертвое время", которое отведено на непрерываемые задачи - выключите телефон, не проверяйте емейл, не читайте ЖЖ, закройте двери, уйдите, наконец, в другое помещение.
И не забывайте уважайте не только свое но и чужое время.
(©)
tima - использование текста (кроме ссылок на него) требует согласия автораГлава 1
Глава 2
Глава 3
You are here.
![[identity profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/openid.png){kind=small}
no subject
Date: 2008-11-17 04:14 pm (UTC)You might want to start translating the 7 Habbits of Highly Effective People
если такое дают в Коламбии
Date: 2008-11-17 05:07 pm (UTC)no subject
Date: 2008-11-17 06:09 pm (UTC)2.Если работать по твоей методике, то освободиться куча времени, которое будет некуда тратить, потому что безделье- преступление ( в этой трактовке), поэтому оно будет загружено еще большей кучей необходимых дел. После чего останется только протянуть ноги.
3.Безделье иногда необходимо человеческому организму для предотвращения стресса и обязательно в своих планах надо выделять на это время.
4. Все люди разные и работать надо не по правильной методике а так, чтобы было комфортно психологически- в своем индивидуальном ритме. Если ты долго запрягаешь, но быстро едешь- одна методика, если наоборот- другая...
и мы ему дружно скажем
Date: 2008-11-17 06:57 pm (UTC)Далее. Ты за свободное время не волнуйся, у него есть свойство "утекать". Так что как только оно появляется, то превращается в "мед Винни Пуха".
Никто не спорит про безделье. Точнее - отдых. Но отдых должен быть плановым и по расписанию, чтобы строем и ы минут досуга, а не абы как!
Про ритм не спорю. Я ж не давал нормативы! работай в своем ритме.
Re: и мы ему дружно скажем
Date: 2008-11-17 07:53 pm (UTC)И мне жалко людей, у которых вся жизнь идет по плану и нет возможности импровизировать. Это скушно.
все, что ты описала для 5-го квадрата
Date: 2008-11-17 08:30 pm (UTC)Что касается "Захотелось мне порисовать", а "дело абсолютно ненужное и бесполезное со всех точек зрения" и "это дело не является отдыхом ни для меня, ни для всех членов моей семьи", то есть нестыковочка.
Если б оно было ненужное и бесполезное - ты б его не делала. Коль делаешь, значит нужное. Точка зрения кого бы то ни было в этом случае тебя не волнует. Точно так же как, скажем, катание на роликах (просто взял в качестве примера) твоего сына, которое ненужно, бесполезно да еще и опасно. Но ему - нужно, значит все относятся к этому с уважением. НО!!!! Есть дела важные и срочные для семьи, а значит, приоритеты расставляются именно с их учетом. Ты ведь не скажешь - я хочу порисовать, потому что у меня настроение, тогда как вам всем надо садиться в такси и ехать к кому-то на свадьбу, потому что езда на свадьбу может и неважное дело, но "срочное".
не волнуйся про импровизацию. На самом деле, имея больше свободного времени, легче импровизировать, чем когда ты зашиваешься в делах, без плана, расписания, в ужасе думаю за что хвататься вперед. Какая уж тут импровизация.
Re: все, что ты описала для 5-го квадрата
Date: 2008-11-17 08:42 pm (UTC)А вот если захочется просто поваляться на диване, ничего не делая- это тоже нужное и полезное? Эдак мы договоримся до того, что все что мы делаем- нужно и полезно. Вот какие мы молодцы! Тогда рассортировать все дела вообще не представляется возможным.
А воще вся эта классификация напоминает сортир: по большому, по маленькому и чисто перекурить...
ну вот поэтому я и прошу каждого делать все
Date: 2008-11-17 09:37 pm (UTC)P.S. "Поваляться на диване" - несомненно нехорошее дело с точки зрения дивана.
Re: все, что ты описала для 5-го квадрата
Date: 2008-11-17 08:47 pm (UTC)ну вот у светки муж так и делает
Date: 2008-11-17 09:38 pm (UTC)Смени название
Date: 2008-11-17 07:56 pm (UTC)снова неправа
Date: 2008-11-17 08:31 pm (UTC)Re: снова неправа
Date: 2008-11-17 08:45 pm (UTC)Временем не умеет управлять никто, потому что оно не однородно и течет неравномерно...И вся иллюзия управления- только иллюзия. Этим ты только задаешь ритм своей жизни...
я жаловался?! Вотнет мне пр я сволочь какая!
Date: 2008-11-17 09:39 pm (UTC)"Жизнь моя - железная дорога, вечное стремление вперед!"
Re: я жаловался?! Вотнет мне пр я сволочь какая!
Date: 2008-11-17 09:43 pm (UTC)не стучите
Date: 2008-11-17 09:49 pm (UTC)no subject
Date: 2008-11-19 04:32 am (UTC)для кого теоретически, а для кого и больше
Date: 2008-11-19 11:45 am (UTC)Re: для кого теоретически, а для кого и больше
Date: 2008-11-22 07:22 am (UTC)